Faciliter la collecte et le traitement des données
Lors des consolidations pour se recentrer sur l’analyse
Le groupe Grands Chais de France est le premier groupe français en termes de volumes de vinification et d’exportation de vins et spiritueux, et le deuxième négociant français.
Avec 3000 salariés et 70 filiales, le groupe est soumis à l’obligation légale de consolider ses comptes. Cette mission revient à la maison mère, et plus particulièrement à Geoffrey Guillain, responsable consolidation et comptabilité internationale du groupe.
Pour la mener à bien, il a choisi de s’appuyer sur Amelkis, logiciel de consolidation financière, qui a rapidement fait ses preuves au sein de son équipe. Retour sur le déploiement et l’utilisation d’Amelkis avec son témoignage.
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Se concentrer sur l’analyse plus que sur la collecte de données
Avant 2019, le logiciel de consolidation en place au sein du groupe Les Grands Chais de France était jugé trop limité en termes de fonctionnalités par les utilisateurs.
« Le logiciel ne nous permettait pas de traiter convenablement les flux financiers du groupe. Certaines fonctions nous manquaient : par exemple l’apport de balances multiples. En plus la solution n’était pas agréable à utiliser et le helpdesk était inexistant… À mon arrivée au sein du groupe, en 2019, il m’a suffi d’une seule consolidation avec cet outil pour réaliser que ce n’était pas possible de continuer ainsi », explique Geoffrey Guillain.
L’un des grands enjeux associés au choix d’un nouveau logiciel de consolidation était le gain de temps et la sécurisation de la partie collecte de données. Le responsable consolidation a en effet pour objectif de recentrer son équipe sur son cœur de métier, à savoir l’analyse financière, plutôt que sur la collecte de données, devenue chronophage et source d’erreurs.
Notre ancien logiciel imposait beaucoup de procédures et de ressaisies pour réaliser la consolidation des sociétés.
Nous flirtions avec de nombreuses erreurs potentielles, alors que la base de données que nous remplissions au préalable était rigoureusement établie. C’était vraiment dommage ! La consolidation était devenue la bête noire des équipes, car il fallait tout ressaisir, société par société, ligne par ligne…
Geoffrey GUILLAIN
Responsable consolidation et comptabilité internationale
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Une solution ergonomique, un éditeur expert de la consolidation
Lorsque Amelkis prend contact avec Les Grands Chais de France, le courant passe rapidement. Le responsable consolidation avait déjà entendu parler de la solution Amelkis en très bons termes. Cet a priori se confirme.
« La présentation d’Amelkis a été particulièrement convaincante dans la mesure où ce sont les fondateurs et créateurs de l’outil qui sont venus à nous. Ils maîtrisaient parfaitement l’outil et étaient à l’écoute de nos besoins. On voit que ce sont des experts aux compétences réelles : ils sont à la fois commerciaux, informaticiens et financiers. Pour nous, c’était un réel avantage, en plus du fait que le logiciel répondait à notre cahier des charges », détaille le responsable consolidation et comptabilité internationale.
Amelkis est salué pour sa simplicité par les équipes financières du groupe. Les Grands Chais décident de le déployer pour les consolidations de l’année 2019.
C’est très facile de naviguer dans l’outil : le menu est clair, les opérations intuitives.
Amelkis propose un squelette d’état de restitution conforme à la réglementation pour réaliser une consolidation en bonne et due forme.
L’avantage, c’est que nous pouvons repartir de la version de l’année précédente, là où avec l’outil précédent, nous faisions des “copier/coller” via un document Word.
Aujourd’hui, on importe très simplement notre Word contenant les paragraphes descriptifs dans EPM, au même titre que nos fichiers contenant les tableaux des comptes financiers. »
Geoffrey GUILLAIN
Responsable consolidation et comptabilité internationale
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3 jours pour intégrer les flux financiers, au lieu de 10
Objectif atteint pour l’équipe financière du groupe qui souhaitait gagner du temps sur l’import des données dans le logiciel ! Celle-ci a également pu constater un gain d’efficacité quant au traitement de ces données, une partie des opérations étant entièrement automatisée dans la solution.
« Le retraitement des données est simple, et en plus, le contrôle est ultra intuitif grâce au code couleurs qui signale les écarts en rouge par exemple. L’outil est réellement intelligent, nous prenons plaisir à l’utiliser ! Il améliore le pilotage économique du groupe. Lorsque les comptes de résultats sortent, c’est équilibré, c’est carré ! L’équipe est sereine : nous savons que les données sont fiables. »
Amelkis permet de gérer un grand volume d’informations, sans complexité
La solution nous permet par exemple d’intégrer nos 70 sociétés en un seul import pour réaliser la consolidation.
Nous réalisons ainsi l’intégration de l’ensemble des flux financiers (liasses de reporting) en seulement trois jours, contre dix auparavant !
Geoffrey GUILLAIN
Responsable consolidation et comptabilité internationale
Les bénéfices pour le groupe Les Grands Chais de France
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Gain de temps
Dans la collecte des flux financiers
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Automatisation
Du traitement des données
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Fiabilisation
Des processus de collecte de données
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